Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – myös verkkopalveluissa

Verkkopalvelun ostajan on syytä vaatia yhteistyökumppaniltaan rautaista suunnitteluosaamista. Hyvällä suunnittelulla voidaan parantaa palvelun laatua sekä laskea kehitystyöhön tarvittavaa aikaa ja kustannuksia. Lähtökohtamme on se, että verkkopalvelu suunnitellaan kokonaan ennen ohjelmointitöiden aloittamista, jotta vältyttäisiin kalliilta muutostarpeilta kehitysvaiheessa, tai pahimmassa tapauksessa palvelun julkaisun jälkeen.

Aloitin Digitalilla tänä kesänä ja työskentelen osana UX-tiimiä. Tiimimme tarkoituksena on suunnitella verkkopalveluita, jotka saavuttavat palveluiden tarjoajien liiketoiminnalliset tavoitteet sekä niiden kohderyhmien tavoitteet parhaalla mahdollisella tavalla.

Kaikki lähtee käyttäjien tarpeista

Aluksi selvitetään, mitä käyttäjät tarvitsevat. Sen jälkeen valitaan käyttäjien tarpeista ne, jotka tukevat parhaiten palvelun tuottavan organisaation liiketoimintaa. Sitten valitaan jäljellä olevista ominaisuuksista ne, jotka pystytään toteuttamaan ja ovat kustannustehokkaita toteuttaa.

Kun palvelun ominaisuudet ja informaatiorakenne on määritetty, sille suunnitellaan käyttöliittymä, joka yksinkertaisimmalla mahdollisella tavalla mahdollistaa käyttäjien tavoitteiden saavuttamisen. Käyttöliittymän toiminnallisuus havainnollistetaan ja testataan loppukäyttäjillä vuorovaikutteisten prototyyppien avulla. Siten mahdollisiin ongelmakohtiin voidaan puuttua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Aivan lopuksi suunnitellaan käyttöliittymälle visuaalinen ilme. Tavoitteena on suunnitella palvelun ulkoasu sellaiseksi, että se houkuttelee, kiinnostaa ja puhuttelee palvelun käyttäjiä sekä samalla toteuttaa palvelun ja palvelun tuottavan organisaation brändiä. Toinen visuaalisen suunnittelun tärkeistä tehtävistä on edistää palvelun käytettävyyttä.

UX-tiimiläisiä työllistävät myös käytettävyysarviot ja -testit. Arvioimme olemassa olevan palvelun käyttöliittymän laadun perustuen omaan asiantuntemukseemme sekä yleisiin käytettävyyssääntöihin, ja/tai testaamme sen palvelun varsinaisilla käyttäjillä. Saadut tulokset ratkaisevat, onko palvelua syytä lähteä kehittämään ja mihin suuntaan.

Suunnittelutyö haastaa ja palkitsee

Suunnittelutyö on kuin hyppy tuntemattomaan. Kun aloitan uuden projektin, en vielä tiedä sen lopputulosta. Se tekee työstäni haasteellista ja mielenkiintoista. Alussa näen edessäni ison kasan kysymyksiä, joihin kuitenkin aina lopulta löydän vastaukset. Se on työni palkitsevin osuus.

Minua ovat aina kiehtoneet tiede ja taide sekä uuden luominen, kokeminen ja oppiminen. Kiinnostukseni tietokoneita kohtaan on tullut siitä ajatuksesta, että on ollut ainoastaan omista ideoistani, visioistani ja päättäväisyydestäni kiinni, mitä olen voinut niillä luoda. Olenkin jo nassikasta lähtien pyrkinyt luomaan jotakin – aluksi Legoilla, sitten kynällä ja paperilla ja nyt tietokoneilla. Etäisyyttä työhöni saan urheilusta ja elokuvien katselusta Nala-kissani kanssa kotona Itä-Helsingissä.

Tomi Kokkonen
Senior Designer, Services & UX
tomi.kokkonen(a)soprano.fi

Varma tapa myöhästyä verkkopalvelun julkaisusta ja miten vältät sen

Useimmiten verkkosivujen tai verkkopalveluiden julkaisu ei jää roikkumaan kiinni tekniikasta. Bugeja ja mahdollisia kauneusvirheitä löytyy yleensä niin kauan kuin niitä on resursseja etsiä, mutta tietyn pisteen jälkeen ne lakkaavat olemasta merkityksellisiä julkaisun onnistumisen kannalta.

Oman kokemukseni mukaan, jota saa lähteä haastamaan, yleisin syy julkaisun myöhästymiselle on sisältö. Sitä ei ole joko tehty, viety sivuille tai hyväksytetty jollakulla. Tyypillinen kommentti on, että ”olemme käytännössä valmiita, mutta meiltä puuttuu vielä tekstejä”.

Miten vältät ongelman?

Välttäminen on lopulta aika helppoa. Suunnittele. Mieti etukäteen. Tee lista kaikista sisällöistä, jotka tarvitset julkaisua varten mukaanluettuna kuvat ja videot. Tarkista, mitä sinulla on ja aikatauluta loppujen sisältöjen tuottaminen. Tarkista sopivin välein tilanne ja katso mitä vielä puuttuu.

Jos sinulla on käytössä budjettia, etkä ole pelkän oman ja muiden oman toimen ohella tehtävän puhdetyön varassa, suosittelen lämpimästi ammattilaisia. Tässä kohden kaupallisena tiedotteena voinen kertoa, että meilläkin on viestintätoimisto, jossa osataan auttaa. 😉

Ohje vahinkojen minimointiin

Olet jo myöhässä ja julkaisu odottaa, vaikka sisältö ei ole vielä kohdillaan. Mitä tehdä?

  1. Tarkista, mitä sisältöä sinulla on.
  2. Listaa kaikki, mitä sinulta puuttuu.
  3. Järjesta puuttuvien listalta sisällöt kahteen kategoriaan. Niihin, joita ilman et voi julkaista ja niihin, jotka malttavat odottaa julkaisun jälkeistä aikaa.
  4. Varaa kalenteristasi aikaa, jotta sisältö saadaan kasaan.
  5. Ilmoita sidosryhmille, mikäli heitä koskevan sisällön julkaisu viivästyy. Näin vältytään ikäviltä yllätyksiltä.

Tässä jälleen muutama ajatus verkkopalveluiden tuotannon käytännön haasteiden tiimoilta. Kuulostiko tutulta?

József

Jos podet akuuttia sisältökriisiä, Sopranon viestintätoimisto auttaa!

Ole yhteydessä: samuel.sorainen@soprano.fi, p. 0407203172

Jos sisältöasiat kiinnostavat noin muuten, käy tsekkaamassa Sopranon viestintätoimiston sisältöpalvelutarjonta!

Onni on osata ostaa (verkkopalveluita)

Onnen tunne on ihmisen elämässä harvinainen hetki, jota kannattaa tavoitella ja jonka toteutumista ei kannata tieten tahtoen estää. Onnen esteitä ovat tutkitusti kiire, stressi ja hallinnan puuttuminen elämästä. Joulunajan alkamisen kunniaksi ajattelin julkaista muutaman vinkin, joilla näihin asioihin pääsee vaikuttamaan jouduttuaan tilanteeseen, joissa on ostamassa verkkosivuja tai verkkopalveluita.

Mitäkö minä tiedän aiheesta? Niihin pariin sataan projektiin, joihin vuosien varrella on tullut jossain kohtaa sotkeuduttua liittyy tiettyjä piirteitä, jotka vaikuttavat osallisten työelämään. Työelämämme muodostaa kuitenkin reilun kolmanneksen valveillaolostamme, joten sen laadulla on väliä. Yksi merkittävimmistä verkkoprojektin luonteen määrittävistä asioista on se, kuinka kilpailutus on hoidettu.

Kuinka kilpailutat verkkopalvelun?

Olen tunnistanut, tällaisen oman sähköpostin tarkkailuun perustuvan menetelmän avulla, kolme tapaa lähteä kilpailuttamaan verkkopalveluhanketta. Seuraavaksi käyn ne lyhyesti läpi. Allaolevat huomiot liittyvät siis ennenkaikkea teknisen toteutuksen näkökulmaan. Loppuun listasin vapaalla kädelle lyhyen muistilistan asioista, jotka kannattaa ainakin harkita tekevänsä ennen tarjouksen lähettämistä.

1. Ranskalaiset viivat

Tätä voisi kutsua internet maailmassa ”perinteiseksi” tyyliksi. Näin ne kilpailutettiin jo 90-luvulla ja tästä on kieltämättä helppo lähteä liikkeelle ensimmäiseen tai jopa toiseen toteutukseensa.

Ranskalaisilla viivoilla yleensä kuvataan verkkosivu hanke äärimmäisen pelkistetysti. Esimerkiksi:

– Julkaisujärjestelmä, jolla voi tuottaa tekstiä ja lisästä kuvia, sekä liitetiedostoja.
– Pääsivu
– Uutissivu
– Tapahtumakalenteri jäsenille
– Yrityksen esittely
– Tuotesivu 1
– Tuotesivu 2
– Yhteydenottosivu

Jos kuvittelet tässä tilanteessa olevasi se ihminen, jonka vastuulle projektin toteuttaminen tulee, ymmärrät varmaan, että mitään kovin tarkkoja ennusteita hankkeestasi on tässä vaiheessa hieman hankala antaa.

Ennusteeni tällä perusteella tarjottavalle hankkeelle on ostajan onnellisuuden kannalta huono. Toteuttaja joutuu vetämään hatusta hinnan, jolla arvelee ostajan olevan valmis allekirjoittamaan sopimuksen. Tilannetta voidaan vielä huonontaa jättämällä toimittaja kilpailutusvaiheessa kokonaan tapaamatta tai vastata ainoastaan sähköpostilla tiettyyn päivämäärään mennessä toimitettuihin kysymyksiin kerralla. Näillä puitteilla päädytään tilanteeseen, jossa asiakas ostaa limusiinin, myyjä tarjoaa halpaa itämerkkiä ja toteuttava porras puree hammasta ja yrittää miettiä mitä ihmettä tarkoittaa ”Tapahtumakalenteri jäsenille”. Lopputuloksena projektin aikataulu, budjetti ja kaikkien osallisten hermot paukkuvat.

2. Metsä, puita ja kaunis veisputous

Tämän tarjouspyyntöjen alatyypin tunnistaa helposti useamman sivun sisällysluettelosta, joka muodostuu esimerkiksi kohdista:

6.0.2.8 Verkkosivujen käyttö tapahtuu pääasiassa pc -laitteilta
6.0.2.9 Verkkosivujen tulee olla käytettävät kaikilla mahdollisilla selaimilla ja päätelaitteilla.
6.0.2.10 Verkkosivujen suunnittelussa selainten ja päätelaitteiden toimivuus tulee huomioida, mutta tätä ei voida katsoa työmäärää lisääväksi toimenpiteeksi.

Ongelmaksi tämän tarjoupyyntömallin kanssa muodostuvat helposti syntyvät sisäiset ristiriitaisuudet, sekä liian yleiset tai liian yksityiskohtaiset määrittelyt. Ostajan kanta on luonnollinen. Hän pyrkii varmistamaan, ettei lisätöitä synny kohtuuttomia määriä ja että kaikki ominaisuudet on ainakin mainittu.

Lopputuloksena myyjä tekee ns. varman päälle tarjouksen, jossa arvioidaan viimeistä pilkkua myöten kaikki mahdolliset ominaisuudet täysin välittämättä siitä, onko niistä hyötyä vai ei. Kustannus muodostuu ostajalle korkeammaksi kuin aidolla tarpeista lähtevällä suunnittelulla. Onnellisuusnäkökulmasta projektissa on jälleen lähinnä häviäjiä, jos ja kun ennen luovutusta ruvetaan riitelemään tarjouspyynnössä mainituista, kokonaisuuden kannalta toissijaisista ominaisuuksista, joiden tekeminen vie aikaa, mutta ei varsinaisesti tuota mitään.

Tällaisella tarjouspyynnöllä on hankala nähdä, että projektia voisi kovinkaan helposti toteuttaa ketterää kehitystä hyödyntäen. Vesiputousprojekteissahan nämä speksit ovat varsin tyypillisiä. Ei sinänsä, niissäkin on mahdollista onnistua, kun sattuu kohdalle erinomainen projektipäällikkö ja poikkeuksellisen hyvä tiimi.

3. Hyvin määritelty on puoliksi tehty

Olen ollut melko iloinen ja innoissani, kun vastaan on tullut tarjouspyyntöjä, joissa asioita on oikeasti mietitty. Määrittelyiden tekemiseen tässä kohden menemättä oma kokemukseni tukee vahvasti tarjouspyynnössä rakennetta, jossa on kolme osaa.

a) Palvelun kuvaus, eli mitä sen on tarkoitus tehdä ja saavuttaa.
b) Toiminnallisuuksien kuvaus käyttäjäkertomuksin
c) Rautalankamallit, jotka on rakennettu käyttäjäkertomusten kanssa rinnakkain

Ostaja saattaa joutua toteuttamaan nämä omana projektinaan. Jos myyjä saa oikeastaan minkä tahansa muunlaisen tarjouspyynnön, niin näiden kolmen asian toteuttaminen on joka tapauksessa projektin ensimmäinen vaihe. Vasta näiden kanssa on suhteellisen realistisella tasolla mahdollista arvioida mitä toteutus vaatii tekijöiltä ja ostajalta.

Väittäisin, että suunnittelemalla hyvin ja toteuttamalla projektin suunnitelmaa ohjeena käyttäen ketterillä kehitystavoilla ollaan tilanteessa, jossa suurimmat onnen torpedoivat tekijät on poistettu. Koska tekemisestä on yhteinen ymmärrys on molempien osapuolten mahdollista neuvotella selkeistä käsin kosketeltavista asioista jo ennen varsinaista projektia.

Älä anna verkkoprojektin syödä onneasi

Ylle kuvasin kärjistäen erilaisten tarjouspyyntömallien hyviä ja huonoja puolia. Jos haluat varmistaa oman mielenrauhasi ja vähentää stressiä aikataulun tai budjetin suhteen, suosittelen lämpimästi aloittamaan projektin miettimällä miten sen kilpailutat. Alla vielä muistin tueksi pari lyhyttä listaa:

Tietoja joita toimittaja tarvitsee:
– Kenelle verkkopalvelusi on suunnattu?
– Mitkä ovat tavoitteesi rakennettavan palvelun osalta?
– Millainen rakenne verkkopalveluusi on tulossa?
– Onko sinulla graafista ohjeistoa?

Asioita, jotka joudutaan selvittämään:
– Millaisia toiminnallisuuksia verkkopalvelussa tulee olemaan?
– Miten yksittäiset sivut sitoutuvat toisiinsa?
– Mitä haluamme kävijöiden tekevän sivuilla?
– Miten mittaamme tuloksia?

Toivottavasti ylläoleva herättää joitain ajatuksia ja auttaa meitä kaikkia kehittämään entistä parempia tapoja hoitaa nämä projektit kunnialla. Keskustelen mielelläni aiheesta lisää ja kuulen uusista, paremmista tavoista hoitaa homma!

József

Lisää ajatuksia toteuttamisesta: Näin me teemme

Koulutusta verkkopalvelun ostajalle

Hei me messuiltiin – voittajat arvottu!

Markkinointiviestinnän viikko 2012 -tapahtumaa vietettiin toissaviikolla ja Soprano oli mukana ensimmäistä kertaa omalla osastolla. Wanhassa Satamassa vieraili ensimmäisenä tapahtumapäivänä yli 500 johtoportaan edustajaa ja toisena päivänä reilut 1600 viestinnän ja markkinoinnin ammattilaista.

Sopranolle messut olivat merkittävät monessakin mielessä. Tulimme vihdoin ulos uudella ilmeellämme. Yrityksessämme on tapahtunut paljon mielenkiintoisia muutoksia viimeisen vuoden aikana. Kasvamme jatkuvasti, ja toimintamme kehittyy samalla kun liikeideamme jalostuu. Kaikki kiteytyy nyt sloganiin: Viestintä <3 Teknologia. Tähän pyhään yhteyteen uskomme jokaisella sopranolaisella solullamme. Viesti jalkautui mukavasti alan messuilla. Tarjosimme ständillämme ainutlaatuista mahdollisuutta ilmaiseen verkkosivuston toimivuuden konsultointiin. Toisella puolen ständiä haastettiin perinteisiä viestinnän myyttejä.

Pyysimme osallistujia vastaamaan käsi sydämellä. Testi todisti sen, minkä moni jo tiesikin. Viestijän arkipäivässä hyvätkin suunnitelmat unohtuvat toisinaan kiireen jalkoihin. Tulipalot on sammutettava. Monet kultaiset säännötkin tuppaavat jäämään taka-alalle. Tällöin hyvät sparraajat ja luotettavat kumppanit ovat tarpeen, ja viestintäkonsulttimme auttavat mielellään.

Leikkimielinen kysely toi myös positiivisia yllätyksiä. Tämän päivän viestijälle media ei ole peikko; 59 prosenttia vastaajista tuntee itselleen tärkeät toimittajat ja tietää kenelle soittaa tarpeen tullen.  Myös periaate ”Viestintä on johdon työkalu” toteutuu mukavasti monen viestijän arjessa. 60 prosenttia vastaajista kertoi toimivansa hyvässä yhteistyössä esimiehensä kanssa.

Mutta nyt siihen tärkeimpään: virallisen valvojan läsnä ollessa arpaonni suosi seuraavia: Suvi Kukkonen Forum Virium Helsingistä sekä Ilkka Halttunen ASML:stä. Suurkiitokset Oy Perkolle hienoista Fossil-kelloista, jotka nyt kimaltavat kauniisti voittajien ranteissa!

Lopuksi kysyimme myös Soprano-nimen alkuperää. Lähes kolmasosa vastaajista uskoi nimemme viittaavan italialaiseen mafioso-liitteiseen viestintäkonserniin. Tämä ei onneksi ole totta, mutta nyt paljastettakoon asian oikea laita: Tarina kertoo, että toimitusjohtajamme Arto Tenhunen aikoinaan 80-luvulla toi ulkomailta Soprano-saksofonin, josta yrityksen nimi sai alkunsa. Hän toi mukanaan myös fagotin… Mutta se onkin sitten ihan toinen tarina.

Onnea vielä voittajille!

Heidi Tetteh, viestintäkonsultti

 

Soprano aloittaa OMAN verkkonäkyvyytensä parantamisen!

Suutarin lapsilla ei ole kenkiä ja verkkoviestintäkonsernin verkkonäkyvyys ei ole kummoinen. Suutarin ongelman ratkaisi lasten kasvattaminen suutareiksi, tehokkaammat tuotantotavat ja voitollinen liiketoiminta, jonka johdosta lapsosten tassut oli mahdollista saada jotenkin suojattua. Soprano verkkoviestintäkonsernin haasteen ratkaisemiseen päätimme ottaa mallia näiltä jalkineenvalmistajilta.

Jo pitkään olemme neuvoneet asiakkaitamme heidän viestinnässään ja siinä, kuinka heidän viestinsä saadaan menemään läpi oikeita välineitä käyttäen. Tähän meiltä löytyy päteviä ammattilaisia, jotka matkan varrella ovat ehtineet viilailla yhteensä satojen organisaatioiden verkkoviestintään liittyviä ongelmia.

Näin ollen ei pitäisi olla kohtuutonta odottaa meidän pystyvän näkymään itsekin laadukkaammin, laajemmin ja ennen kaikkea sellaisissa konteksteissa, joita yrityskentän ja julkisen sektorin toimijat seuraavat.

Ensimmäinen askel tällä matkalla on ollut koko konsernin viestintäkanavien kartoittaminen. Seuraava askel oli tämä blogipostaus.

Tulevina viikkoina ja kuukausina asiantuntijamme jakavat kanssanne palasia omasta osaamisestaan. Viestintätoimistomme, verkkopalveluiden toteuttajat, digimarkkinoinnin osaajamme, verkkokaupan gurumme ja tuotemarkkinointiin erikoistuneet osaajamme kertovat asioista, jotka kokevat kiinnostaviksi. Nämä pienet väläykset omiin osaamisalueisiimme julkaisemme täällä, mutta tuomme ne tietoonne niillä välineillä, jotka ovat juuri sinulle sopivat. Jos tarjoaisimme sinulle juotavaa, tämä olisi hetki valita myrkkysi.

Sopranon asioita pääset seuraamaan

Kotisivuiltamme www.soprano.fi

Facebookista (Sopranon virallinen sivu),

Facebookista (Soprano Brain Alliance Oy, eli verkkopalveluihin painottunut kanavamme. Sopii erityisesti, jos tiedät työtä etsiviä koodareita)

Facebookista (Promode Oy, tuotemarkkinointiin erikoistunut yksikkömme)

Twitteristä

LinkedInistä (Soprano Oyj) ja LinkedInistä (Soprano Brain Alliance Oy)

Google+ (Soprano Oyj)